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天津市委党校大力推进OA办公系统建设与应用实践
 

文章来源:中央党校网 [作者:津文] 发布时间:2015-07-09

在校委的重视和支持下,今年春季学期以来,天津市委党校OA办公系统全面推广应用,经历了由传统办公向0A协同办公转型的阵痛之后,OA办公系统在提高工作效率、节约成本开支、实现规范化管理等方面的优势和作用日益凸显。无论是在前期准备还是正式运行后的三个多月,OA办公系统自始至终都得到全校各部门的大力支持和全体教职工的全力配合,逐步成为一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台,对全校各项工作起到重要推动作用。

一、严格规范系统程序,坚实基础

我校成立了以办公室、信息网络部牵头的专项工作小组,负责OA办公系统的前期协助、中期开展和后期维护等工作。OA办公系统策划过程中,专项小组曾到市发改委、市人社局等多家单位进行现场调研,经过多次意见征求和会议论证后,由市信息中心根据我校工作实际,量身定做了OA协同办公平台。将原有较为繁琐的流转过程重新逐一梳理、设计,形成高效流转模式。有针对性的设计用户界面,形成简洁的视觉感受和明确的模块、按钮位置,使得整个系统操作更加便捷。并在我校原有校园网基础上进行升级优化,实现系统信息资源整合。启用的新校园网站内容丰富、创意新颖,为我校加强理论宣传,强化决策咨询,建设高水平、有特色红色学府搭建了更加广阔的平台。在市工信委积极推进全市电子政务发展,大力打造“五个一”工程的推动下,我校电子政务内网系统也于去年11月正式启用,实现了收发市委、市政府文件电子化和OA平台非秘文件电子化流转的协同发展。机要室在传统的“三铁一器”保密措施基础上,也实现了涉密机器信息化和网络化的转变。

二、全面培训使用流程,坚实过程

OA系统在我校正式运行前,我校特意邀请研发工程师对我校各部门负责同志、秘书进行了一次全面的、系统的培训,工程师围绕“该给谁办、如何办理”两个问题逐步展开,为大家详细讲解了OA协同办公平台的操作方法。校委和部门领导亲力亲为、带头使用,并积极提出操作感受和改进意见,推动了OA办公系统在全校快速推广。考虑到全校教职工的工作方式和工作习惯的差异,为了让大家能够充分参与其中,专项工作组重点针对年轻的部门秘书团队进行培训,以便有足够的能力快速、及时的帮助本部门其他同事解决OA问题,并建立专属秘书群,便于大家解答疑问,交流经验。

三、细化OA系统模块,坚实效率

目前,我校OA办公系统已经实现了公文流转、行政管理、档案管理三个系统功能的同步使用,能够完成校内非秘文件与档案系统的并轨操作,全面高速自动运转,提升了整体的办公效率。便捷的“公文查询”功能,能够快速准确找到所需文件;“处室备份”功能能够共享本部门所有文件和材料;“通知”、“公告”功能能将信息及时发布在OA主页面的明显位置;“目录下载”功能能够将选定时间的文件信息列成清单,发送到相关教研人员,供大家查阅等等。OA办公系统实现了定点追踪,免除了之前纸版文件传阅的不定向问题,“追踪”功能,能够显示整个文件流转的途径,清晰透明。对于签批人员无法进行操作的情况,工程师研发了“补录内容”等相关模块,设置权限给相应的管理者,使公文能够顺利流转。

四、定时反馈使用效果,坚实机制

OA办公系统的熟练是个过程,在使用中不断的提出问题,分析问题,解决问题,也在不断的创新,其优化流程更加注重人性化的设计。正式运行这3个多月来,专项组不定时的和各部门进行沟通,了解大家的使用情况,倾听各方面的声音,阶段性的对大家提出的OA问题进行汇总,择机在秘书会上针对问题向大家进行解答。安排了“四重人员保障”解决方案,若本部门有紧急的OA问题需要解决,则部门秘书作为第一解决人员,这样更加快捷、及时;办公室人员作为第二解决人员,提供相关文件流程支持;专项组的专派人员作为第三解决人员,负责技术层面后台支持;市信息中心人员作为第四解决人员,提供更深层次的技术支持和技术维护。

OA办公系统为我们打破时间和空间的限制,以它的方便、快捷、绿色、低碳改变了我们的办公方式,过去的大半年时间里,我校真正实现了从OA协同办公平台客户到OA协同办公平台主人的转变,每个人都身在其中,学中用,用中学,形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围。建设信息化和数字化校园已成为党校未来发展的方向和必然趋势,OA系统作为我校信息化建设的重要组成部分,其成功推广应用对加快我校信息化建设,提升党校工作科学化和现代化水平都有重要意义。

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